การเขียนอีเมลล์ จดหมาย โน๊ตย่อ และการ์ดเชิญ ตอนที่ 5
7.จดหมายราชการ [ 公务信 gōngwù xìn (กง วู่ ซิ่น) ]
มีลักษณะเหมือนกับจดหมาย แต่เป็นจดหมายที่เขียนถึงคน หรือสถานที่ทำการต่างๆ หรือจะเรียกง่ายๆว่าเขียนถึงคนแปลกหน้า เพราะไม่ใช่จดหมายที่จะเขียนได้บ่อยนัก จึงไม่มีคำทักทาย หรือคำลงท้ายมากนัก
ส่วนมากจะเห็นในลักษณะการเกิดข้อผิดพลาดในการส่งสินค้า ซึ่งทำให้เราต้องยื่นหนังสือเพื่อขอให้อีกฝ่ายตรวจสอบ หรือขอให้ส่งสินค้าให้เร็วขึ้น อีกกรณีหนึ่งการเขียนจดหมายเพื่อขอเลื่อน หรือแจ้งว่าไม่สามารถเข้าร่วมงาน หรืออื่นๆที่ได้สมัครไปแล้วได้
ผู้เขียนจะขอยกตัวอย่างกรณีของการที่เราส่งพัสดุไปให้เพื่อนที่อยู่ต่างแดน แต่เพื่อนยังไม่ได้รับพัสดุนั้น ผู้ส่งอย่างเราจึงต้องส่งจดหมายไปเพื่อให้ไปรษณีย์ตรวจสอบให้ (แต่ทุกวันนี้โทรแค่กริ๊งเดียวก็คงจะเรียบร้อยแล้ว 555 ) แต่ก่อนอื่นเราไปดูสิ่งที่ต้องเขียนลงไปในจดหมายราชการนี้ว่ามีอะไรบ้าง
-เขียนถึงใคร ชื่อบุคคลหรือสถานที่ (แต่ถ้าไม่รู้ชื่อให้เขียนเป็นชื่อสถานที่แทนนะคะ)
-คำทักทาย (หากเป็นชื่อสถานที่ไม่ต้องใส่นะคะ แต่ถ้าเป็นชื่อของบุคคลจะใส่หรือไม่ใส่ก็ได้ค่ะ)
-เนื้อหา (ต้องเขียนให้ชัดเจนนะคะว่าต้องการบอกเรื่องอะไร)
-คำลงท้ายมักใช้ “此致敬礼” เท่านั้น
-ลงชื่อผู้ยื่นจดหมาย
-วันที่เขียน
ตัวอย่าง
孔径邮局 :
在2015年10月10日(星期六)我去孔径邮局给中国朋友寄了一本书,但是昨天她割我发电子邮件,她还没收到那本书。你看到了没有？那本书书名是《美丽的泰国》。
如果你找到了，请您寄给她。
姓名 ：张丽丽
地址 ：浙江省杭州市下沙红济开发区上沙路200号
邮政编码 ：310018
但是，如果你找不到，也请你告诉我。
请你尽快给你答复。
此致
敬礼
黄微微
2015年10月17日
8.ยื่นหนังสือ หรือยื่นคำร้อง [ 申请书 shēnqǐng shū (เซิน ฉิ่ง ชู) ]
การยื่นหนังสือ หรือยื่นคำร้องมีหลากหลายกรณีมากเลยค่ะ ยกตัวอย่างเช่น การยื่นเพื่อสมัครเข้าเรียน ยื่นหนังสือขอทุนการศึกษา ยื่นหนังสือเข้าหอพักของโรงเรียน หรือมหาวิทยาลัย ยื่นเรื่องขอวีซ่า ยื่นหนังสือขอยืดระยะเวลาในการเรียน เป็นต้น
สิ่งที่ต้องเขียน ดังนี้
-ขึ้นหัวกระดาษด้วย “申请书”
-ผู้รับ หรือสถานที่รับหนังสือ
-เขียนเรื่องที่ต้องการแจ้งให้ชัดเจน
-หากเป็นการขอวีซ่า ให้ลงระยะเวลา(เส้นตาย)ที่กำหนดให้ชัดเจน (ต้องแนบเอกสารเตือนด้วย)
-เขียนที่อยู่ หรือช่องทางการติดต่อให้ชัดเจน (บางกรณีก็ให้เขียนแค่อย่างใดอย่างหนึ่ง)
ตัวอย่าง ยื่นหนังสือขอย้ายเข้าหอพักในมหาวิทยาลัย
申请书
宿舍管理处 ：
下个星期(2015年11月7日)我准备退宿了。我已经在这里住了一年半，但是我有些问题。
问题是房间的旁边有很多噪音，而且这个宿舍里我的大学有一点远，我也希望有一个同屋，所以我打算搬到大学附近跟朋友去住。
我的学生证和退宿需要的合同附后。
请您联系我。
我的房间：
名姓：黄微微
房间：2106号
电话：08324199xx
非常感谢。
此致
敬礼
黄微微
2015年10月31日